Biển chức danh để bàn đang trở thành một phần không thể thiếu trong không gian làm việc của nhiều văn phòng, cơ quan, tổ chức hay công ty. Nhưng liệu tất cả các vị trí, phòng ban hay tổ chức đều cần sử dụng biển chức danh? Cùng tìm hiểu những đối tượng, chức vụ nào nên sử dụng biển chức danh để tránh lãng phí, mất đi sự chuyên nghiệp ở môi trường công sở.
1. Vì sao cần xác định rõ đối tượng cần biển chức danh để bàn?
Đối với một số người thường mặc định rằng những người có chức vụ cao hoặc quản lý đều có thể làm biển chức danh. Đây là một quan niệm sai lầm ảnh hưởng rất lớn đến tính nhất quán, hợp lý và hiệu quả ở nơi làm việc.
- Phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và quy định nội bộ: Mỗi văn phòng, tổ chức, công ty đều có những quy định riêng về việc sử dụng biển chức danh, đặc biệt là các cơ quan nhà nước.
- Tối ưu chi phí và tránh lãng phí: Không phải mọi vị trí đều cần có biển chức danh để bàn nên xác định rõ đúng nhóm đối tượng sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, tránh sản xuất tràn lan gây lãng phí hoặc làm mất thẩm mỹ không gian làm việc.
- Hỗ trợ quản lý nội bộ hiệu quả: Những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cấu trúc quản lý phức tạp gồm nhiều phòng ban, xác định rõ biển chức danh rõ ràng sẽ giúp sắp xếp chỗ ngồi rõ ràng, thuận tiện cho điều phối công việc và điều hành tổ chức.
Sử dụng biển chức danh để bàn không nên triển khai một cách đại trà mà cần cân nhắc kỹ lưỡng tùy theo từng vị trí và mục đích sử dụng. Do đó, doanh nghiệp cần phải quy định rõ việc làm biển ngay từ đầu hoặc cân nhắc kỹ trước khi làm biển để bàn.
2. Những đối tượng nên sử dụng biển chức danh để bàn
Doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức muốn xác định đối tượng cần biển chức danh để bàn hợp lý thì hoàn toàn có thể cân nhắc những yếu tố sau đây.
2.1. Căn cứ theo chức vụ
- Lãnh đạo cấp cao: Đây là nhóm đối tượng ưu tiên hàng đầu trong việc sử dụng biển chức danh để bàn. Các vị trí cấp cao thường thấy ở nhiều nơi có thể kể đến là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, CEO… nên cần biển chức danh để thể hiện sự uy nghiêm, trang trọng và tạo dấu ấn chuyên nghiệp trong các buổi tiếp khách, họp hành hay hội thảo.
- Quản lý trung cấp: Trưởng phòng, phó phòng, trưởng bộ phận… là những chức vụ thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều khách hàng hoặc các bộ phận khác liên quan. Do đó, những vị trí này yêu cầu phải sử dụng biển chức danh để bàn nhằm thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm trong tổ chức, đồng thời giúp các thành viên khác dễ dàng nhận diện khi phối hợp công việc.
- Chức vụ đặc thù: Một số vị trí đặc biệt trong doanh nghiệp có thể kể đến là thư ký trợ lý, lễ tân, kỹ sư trưởng… đều có tính chất công việc cụ thể, yêu cầu làm việc với nhiều bên nên cần biển tên để mọi người dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và làm việc.
2.2. Căn cứ theo loại hình tổ chức
- Cơ quan Nhà nước: Đối với các đơn vị như UBND, phòng công chứng, Bảo hiểm xã hội… thì việc sử dụng biển chức danh là bắt buộc theo quy định pháp luật như thông tư 05/2008/TT-BNV cho cơ quan hành chính hoặc 30/2017/TT-BCA cho ngành công an quy định rõ ràng nền kích thước, font chữ và màu nền.
- Doanh nghiệp tư nhân: Mặc dù không có quy định cụ thể nhưng đa phần công ty đều sử dụng biển chức danh có thiết kế và vật liệu khác nhau để tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu nội bộ với
- Sự kiện, hội thảo, talkshow: Những hoạt động này chỉ sử dụng biển chức danh để bàn tạm thời được làm bằng nhựa, mica… có thể nhanh chóng thay đổi nội dung để xác định vai trò người tham gia như diễn giả, khách mời, điều phối viên, MC… mang lại sự chuyên nghiệp, chỉnh chu cho sự kiện.
- Trường học, bệnh viện, quân đội: Ở những cơ quan hoặc tổ chức có tính chuyên môn cao rất cần biển chức danh để bàn cho các vị trí như hiệu trưởng, trưởng khoa, trưởng bộ môn, trưởng khoa… để minh bạch vai trò của từng cá nhân trong hệ thống quản lý.
2.3. Căn cứ theo phòng ban
Đối với nhiều cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tư nhân đều có những phòng ban tiếp xúc với khách hàng hoặc đối tác thường xuyên. Do đó, biển chức danh để bàn phù hợp với môi trường văn phòng là vô cùng cần thiết để mọi người có thể nhanh chóng xác định và tìm bộ phận cần thiết.
- Phòng kế toán: Đây là bộ phận liên quan chặt chẽ đến công việc tài chính nên cần sự minh bạch rõ ràng. Ở nhiều nơi như trường học, bệnh viện, trung tâm… thì phòng ban này có nhiều tên gọi khác nhau nhưng đều có mục đích là quản lý nguồn thu chi của cơ sở.
- Phòng hành chính: Đúng như tên gọi, bộ phận này phụ trách các vấn đề liên quan đến giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ của nhiều bộ phận khác cũng như tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên cần biển tên để tránh nhầm lẫn giữa các bộ phận khác.
