Biển chức danh để bàn không chỉ đơn thuần là một vật dụng trang trí mà nó còn mang nhiều ý nghĩa, tiêu chuẩn và quy định rõ ràng. Trên thực tế, không phải ai cũng nắm rõ những quy định này dẫn đến không ít trường hợp doanh nghiệp gặp phải các rắc rối không đáng có. Hiểu được điều đó, Lạc Việt sẽ chia sẻ một số quy tắc mà biển chức danh để bàn cần phải tuân theo để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong môi trường văn phòng.
1. Các quy định về nội dung của biển chức danh để bàn
Trong quá trình thiết kế biển hiệu, bạn cần phải đảm bảo nội dung của biển phải phù hợp với môi trường làm việc và quy định hiện có.
1.1. Nội dung bắt buộc phải có trên biển chức danh để bàn
Dù thuộc cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp thì biển chức danh phải có những thông tin cơ bản dưới đây để đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin cho người đối diện.
- Họ và tên người sử dụng: Phải được in rõ ràng, đúng chính tả, đúng thứ tự tên và không viết tắt tên riêng.
- Chức vụ hoặc chức danh: Đây là yếu tố quan trọng nhất để nhận diện vị trí công tác như giám đốc, trưởng phòng, thư ký, cố vấn chuyên môn…
- Tên cơ quan, đơn vị: Tùy theo môi trường làm việc nên phần này có thể thêm hoặc không nhưng đa phần ở các tổ chức hoặc công ty có nhiều bộ phần thì nội dung này bắt buộc phải có.
1.2. Ngôn ngữ sử dụng trên biển chức danh để bàn
Tùy thuộc vào trụ sở hoạt động của công ty mà ngôn ngữ trên biển sẽ thay đổi tương ứng. Hiện nay, tiếng việt là ngôn ngữ bắt buộc trong các cơ quan hành chính nên nội dung biển chức danh phải bằng tiếng việt hoặc song ngữ.
1.3. Quy định viết hoa và viết tắt trên biển chức danh để bàn
Người dùng nên tuân thủ một số nguyên tắc nhằm đảm bảo tính trang trọng và dễ nhận diện bao gồm
- Chức danh nên được viết in hoa toàn bộ hoặc viết hoa chữ cái đầu, tùy theo quy chuẩn từng cơ quan hoặc đơn vị. Ví dụ: Trưởng phòng kế toán hoặc TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN.
- Không nên sử dụng các dạng viết tắt tên riêng hoặc chức danh như "GĐ” (giám đốc),"TP" (trưởng phòng),"P.GĐ" (phó giám đốc) trừ khi có quy định nội bộ.
2. Quy định về kích thước và hình thức của biển chức danh để bàn
Đây cùng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần phải cân nhắc nhằm tránh tình trạng biển chức danh để bán quá to quá nhỏ, ảnh hưởng tới sự chuyên nghiệp của công ty.
2.1. Kích thước tiêu chuẩn của biển chức danh để bàn
Hiện nay, trên thị trường, biển chức danh được sản xuất với nhiều kích thước khác nhau. Tuy nhiên, các mẫu tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến thường có kích thước như sau:
- Loại nhỏ (20cm x 8cm x 5cm): Chủ yếu dùng ở bàn làm việc cá nhân
- Trung bình (25cm x 10cm x 6cm): Đây là kích thước phổ biến nhất có thể sử dụng ở nhiều vị trí khác nhau như lễ tân, quản lý..
- Loại lớn (30cm x 12cm x 7cm): Biển chức danh kích thước này chủ yếu dành cho những người có chức vụ cao như trưởng phòng, giám đốc, chủ tịch…
2.2. Kiểu dáng của biển chức danh để bàn
Cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự do lựa chọn kiểu dáng biển chức danh nhằm phù hợp với từng phong cách nội thất và nhận diện thương hiệu.
- Biển dạng chữ T ngược: Đây là kiểu phổ biến nhất có thiết kế gồm phần mặt biển nằm ngang phía trên và chân đế thẳng đứng chính giữa tạo thành hình chữ T ngược.
- Biển dạng chữ A: Thiết kế của loại biển này tương tự như mái nhà có thể in nội dung trên cả hai mặt nên chủ yếu dùng trong các buổi hội thảo, hội nghị, bàn tiếp tân do cần phải hiển thị chức danh từ nhiều hướng.
- Biển dạng chữ L: Kiểu dáng biển chức danh để bàn này tương đối đơn giản chỉ gồm mặt in được dựng đứng vuông góc với mặt bàn và lớp đế phẳng.
3. Quy định biển chức danh để bàn đối với một số tổ chức cụ thể
Tùy theo tính chất hoạt động, mục đích sử dụng và quy định nội bộ mà các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau về thiết kế biển chức danh để bàn.
- Cơ quan Nhà nước, tổ chức Đảng, đoàn thể: Tất cả những đơn vị trực thuộc nhà nước đều có thông tư quy định cụ thể về biển chức danh, biển tên. Ví dụ đối với công an các cấp có văn bản 30/2017/TT-BCA, cơ quan hành chính có thông tư 05/2008/TT-BNV. Điểm chung của các loại biển này thiết kế nền đỏ, chữ vàng và cung cấp đầy đủ nội dung như họ tên, chức danh, đơn vị công tác…
- Doanh nghiệp tư nhân, tổ chức, hộ kinh doanh: Ở những đơn vị này, biển chức danh để bàn có thể thiết kế linh hoạt hơn nhưng vẫn phải đảm bảo sự trang trọng và chuyên nghiệp. Hầu hết các công ty có xu hướng sử dụng mẫu biển đơn giản hoặc tùy chỉnh màu sắc theo logo nhận diện.
